【書評】仕事ができる人のパワポはなぜ2色なのか？

本屋に立ち寄ったところ、気になったので購入。パワポによる資料作成の本ではありません。
いかに業務の無駄を省いて効率化するかという点に着眼点をおいています。

概要

名もなき無駄な仕事を減らせ

忖度資料ほど無駄なものはない

• 過剰なほどの文字の詰まった資料
• 異常なまでのページ数
• 色数が多すぎ

文字数は極力少なく、色数は原色以外で3色以内（赤・黄・青は厳禁！！色相環からちょっとずらして、赤茶色・黄色気味の橙・水色を選択）

方向性を確認

資料は全部完成させてからではなく、20%～50%くらい出来てから、上司と共有。差し戻しが少なくなる。

役職ごとにどんな情報を好むか

決裁者に近づくほど情報はシンプルに。難しいことをしすぎないように。技術的な細かい部分は担当者同士で。

読まれないメール

• 過剰なまでのCC祭り。
• 意味のない件名

特に意味のない件名をつける人が多すぎる。（「お願い」至急でもないので「大至急」「重要」など）

ややこしいファイル管理

良く見かけるファイル名「【本番用】プレゼン資料_最終版8.pptx」。

いろいろ突っ込みどころ満載ですが、最終版なのにバージョン8にので今後9,10,11と続くでしょう。そうなると本当の最終版はどれ？？？間違って一つ前の資料を使ってしまった！！なんてカオスなことがおこります。

Googleドライブやファイル管理ソフトを使って共同保有すれば問題解決。

無駄な会議

上長が一方的に喋り続けて、突発的に誰かを指名して答えさせるマウンティング会議。

以前勤めた会社がそうでした。意味もないただ情報共有だけの一時間の全員出席会議に出席し、最後に社長が話の流れと関係のないどこからかで仕入れてきた情報を元に、社員を指名して質問をして、何か答えさせる。的確に答えてあげると社長の面子が潰れるので、あえてわからないふりや、ちょっと惜しい回答をして、気分良く社長がマウントを取り始める。時間がもったいないので私はその間情報収集や通常業務などの内職をしてました。

他にも、会議の時間が短くなるようにスタンディング式のミーティングが、お菓子つきの2時間椅子つき会議になったり、一日に役職者が何度も参加するほとんど中身が同じ会議などいろいろカオスでした。

そもそも会議って必要？資料配るだけでよくない?会議だったらアイデアを出したり、反省点を振り返って改善策を練るような生産的な場であるべきです。

所感

前述しましたが、当著書は綺麗なパワーポイントの資料をつくための本ではありません。

組織にはびこる様々な無駄な事例を元に、より効率化をしていきましょうというもの。

一例としてパワーポイントが記されていましたが、確かに見やすい資料は文字も色も少ない。

スティーブ・ジョブズや孫正義のプレゼンなんてかなりシンプルです。スティーブ・ジョブズに至ってはいつものタートルネックで歩いてるだけです。

役所の資料なんてページ数も多いし、一枚のスライドに文字・図・絵がぎっしりと詰まっていて何がなにやらわからない。そこには様々な忖度があるからでしょう。

日本はとにかく忖度が多すぎる。縦社会の弊害なのでしょうね。

効率化するために新しいことを始めようとするよりも、無駄を排除することのほうが効率は高いです。今までの既成概念にとらわれず、今行っていることが本当に必要なことか？そもそも不要なんじゃないか？そういった意識をもって業務に取り組みたいものです。